Er du i ferd med å rekruttere en ny kollega? Kaster du deg ut i ansettelsesprosessen uten så mye forberedelse? Eller er du typen som er godt forberedt og vet hva en feilrekruttering koster? Her får du en sjekkliste som tar deg gjennom rekrutteringsprosessen: fra kravspesifikasjon, utvelgelse, intervju og ansettelse – til onboarding og oppfølging av den nye medarbeideren!

De viktigste trinnene i en rekrutteringsprosess:

Behovsanalyse: Sikre dine behov

Leter du etter en erstatter eller har dere behov for helt ny kompetanse? Tenk på hva du virkelig trenger i organisasjonen din – ikke bare for øyeblikket, men også i fremtiden. Kanskje det er på tide å:

• Rendyrke en funksjon?
• Komplettere et annet område i organisasjonen din?
• Imøtekomme ny teknologi?
  
  

Kravspesifikasjonen: Ditt viktigste styringsdokument i rekrutteringsprosessen

Ta deg tid til å utarbeide en grundig kravspesifikasjon. Den skal støtte deg gjennom hele prosessen og blant annet definere:

• Ansvarsområde, viktigste arbeidsoppgaver og forventninger til leveranse. 
• Ønskede ferdigheter og personlige egenskaper.
• Krav til utdannelse og arbeidserfaring.

Kravspesifikasjonen gir deg grunnlaget for å:

• Formulere en god stillingsannonse.
• Definere hvilke spørsmål du bør stille under intervju.
• Beslutte om du skal bruke tester eller case.
• Hvilke personer som er viktig å involvere i rekrutteringsprosessen.

Stillingsannonse: Nøkkelen til å treffe den rette kandidaten

Den riktige stillingsannonsen øker sjansene for å tiltrekke den rette kandidaten. Ta utgangspunkt i kravspesifikasjonen og lag deg en profil. Skriv deretter annonsen ut ifra drømmekandidatens perspektiv:

• Bruk riktig tittel: den setter visse forventninger til både oppgaver og lønnsnivå.
• Skriv en fristende tekst: lange kravlister kan få hvem som helst til å miste interessen.
• Gi en soleklar beskrivelse av jobben: less is more – hold teksten kort og konsis.
• Vær realistisk: tenk på hva som er nice to have og need to have.

Vil du ha flere skrivetips for den ultimate stillingsannonsen? Les vår artikkel 5 tips: Skriv en stillingsannonse drømmekandidaten din ønsker å lese!

Annonsering: Fisker du i riktig vann?

Husk at det finnes både aktive og passive jobbsøkere, og kandidattilgangen kan være avgjørende for hvilken annonseringsstrategi dere bør gå for. De vanligste kanalene er jobbportaler som finn.no og arbeidsplassen.no, i tillegg til bransjeportaler. Målrettet annonsering i sosiale media som Facebook og LinkedIn kan være effektivt for å nå det passive markedet.

Utvalg og søk: Finn kompetansen du er på utkikk etter

Når du har ferdigstilt og publisert stillingsannonsen, starter jakten på den rette kandidaten.

Ta alltid utgangspunkt i kravspesifikasjonen når du velger.
Gå gjennom innkomne søknader fortløpende for å holde tempo i prosessen.
Søk i eksterne databaser, spesielt hvis utvalget av kandidater er lite.

Forhåndsscreening og jobbintervju: Sett forventninger og ha et mål for hver samtale

Bruk telefonintervjuer som et første skritt for å avstemme viktige forhold for rollen og bestemme hvem du ønsker å invitere til videre intervju. La også kandidaten føle at hvert intervju har et formål og gi en tidsplan for videre prosess.

Kandidatene som ikke er med videre, må få en høflig og konstruktiv tilbakemelding innen rimelig tid. Det handler om å skape gode ambassadører av de som ikke fikk jobben – de kan være akkurat den medarbeideren du ser etter en gang i fremtiden.

Tester & analyser: Avstemming av faglige og personlige ferdigheter

Det finnes et stort utvalg av testverktøy for blant annet å avdekke adferd, kognitive evner og ferdigheter. Ta utgangspunkt i kravspesifikasjonen din for å avgjøre både behovet og formålet med å bruke tester. Husk at seriøse leverandører av personlighetstester og kognitive tester krever at dette kun brukes av sertifisert personell.

Case: Avdekk evner og potensial

En måte å vurdere en kandidats ferdigheter på er å bruke case. Det kan innebære å løse en liten eller stor oppgave relatert til stillingen. Gi kandidaten forutsetninger for å vise sin kompetanse og erfaring.

Referanser og bakgrunnssjekk: Sjekkpunkter for ditt endelige valg

Når du har kommet så langt at du står overfor et par sluttkandidater, er det tid for referansetaking. Med kandidatens samtykke bør du kontakte tidligere arbeidsgivere for å sikre ditt inntrykk og støtte ditt valg av sluttkandidat. Gjør også et søk på nettet/sosiale medier for å danne deg et bilde av kandidaten fra flere sider.

Om virksomheten din krever det kan det også foretas annen bakgrunnssjekk som vandel, økonomi og lignende. Vær oppmerksom på gjeldende lovverk og bare gjør dette dersom det er relevant og nødvendig – og etter samtykke med kandidaten.

Ansettelse: Onboardingprosessen er en del av en vellykket rekruttering

Onboarding er en strukturert prosess som hjelper deg å ta imot og integrere nye medarbeidere på en best mulig måte. Med et godt og gjennomarbeidet introduksjonsprogram øker du sannsynligheten for at dine nye medarbeidere kommer raskt inn i jobben - og blir værende.

Ønsker du mer inspirasjon om emnet? Ta en titt på artiklene våre om pre-boarding og onboarding.

Oppfølging: Ta temperaturen på introduksjonen din

Ha jevnlige oppfølgingssamtaler med din nye kollega hvor dere snakker om:

• Hvordan har den første tiden vært?
• Hvor godt personen har blitt introdusert innen alle områder?
• Har forventninger blitt innfridd?

Be også om tilbakemelding på hvordan din nye medarbeider har opplevd kandidatreisen, rekrutteringsprosessen og introduksjonsprogrammet deres. Kanskje får du informasjon her som kan hjelpe dere til å bli enda bedre!