Stillingsprofilen: ditt viktigste verktøy for en vellykket rekruttering

Neste gang du ansetter skal du ikke overlate noe til tilfeldighetene! Å gjøre et solid forarbeid gjør jobben enklere, og fremfor alt øker det mulighetene til å finne den rette medarbeideren. Stillingsprofilen setter rammene og veileder deg gjennom prosessen fra start til slutt. Her er våre beste tips for hva en god stillingsprofil bør inneholde - styringsdokumentet for en effektiv og vellykket rekrutteringsprosess.

Skal du erstatte noen som sa opp, håndtere flere bestillinger eller mangler du ny og viktig kompetanse? Uansett årsak bør du tenke på om du skal rekruttere til en eksisterende rolle eller opprette en ny. Før du begynner å definere kravspesifikasjonen, er det viktig å gjøre en behovsanalyse for de faktiske rekrutteringsbehovene dine:

• Bør en nåværende ansatt overta oppgaver og fritas for andre?
• Hvordan ser behovet for kompetanse ut i dag, om seks måneder og et par år fremover?
• Er det satt mål i selskapet som kan møtes med en ny rolle?
• Er det noe i jobben som må endres eller ikke har fungert?

Hva er en stillingsprofil? Og hvorfor er det så viktig?

En stillingsprofil, også kalt jobbanalyse eller profilanalyse, angir struktur, rammeverk og preferanser for din fremtidige rekruttering. Uten en veldefinert stillingsprofil risikerer du å vektlegge feil kompetanse, kaste bort verdifull tid og velge feil kandidat.

Kopierer du vanligvis en gammel stillingsprofil? Utviklingen går raskt og mye kan ha endret seg siden forrige ansettelse. Med en ny gjennomgang øker sjansene for å matche med riktig kandidat.

Stillingsprofilens viktige byggesteiner

Stillingsprofilen skal være støtte og referansepunkt gjennom rekrutteringsprosessen. Den definerer hvem du leter etter, hvem som skal delta og gangen i prosessen.

1. Hvem skal delta i prosessen?

Å involvere de riktige personene fra starten er viktig for å finne den rette profilen og spare tid underveis. Her er tre roller vi tror kan være passende å involvere:

• Rekrutteringsansvarlig - den som skal ansette og ha personalansvaret for personen
• Nøkkelpersoner - de som har kjennskap til arbeidsoppgavene og forståelse for hva som kreves
• En HR-medarbeider - med kunnskap om relevante tester og analyser i forbindelse med rekruttering. Denne personens viktigste oppgave er å oversette virksomhetens krav og behov til en konkret profil- og stillingsbeskrivelse.
  
  

Det er også her du vil bestemme om du vil håndtere prosessen internt eller få ekstern hjelp fra et rekrutteringsbyrå. Vet du allerede at det er vanskelig å finne de riktige kandidatene? Da kan du overveie om du vil ha hjelp fra en profesjonell rekrutterer for å finne og kontakte relevante kandidater.

2. Hva er formålet og innholdet i jobben?

En god forståelse av jobben er en viktig hjørnestein for en vellykket rekruttering - så ta deg tid til å avklare jobbens formål og innhold. Her kan du vurdere å bruke følgende spørsmål:

• Hva er formålet med jobben? Og hvorfor er denne rollen viktig for virksomheten?
  Eksempel: En ny kundeservicemedarbeider vil svare på spørsmål slik at vi løser kundens problemer og gir den beste servicen
• Hvilke oppgaver skal stillingen løse?
  Definer de viktigste oppgavene for å vite hvor hovedtyngden av arbeidet er.
• Hvilke mål/prestasjonskrav ligger i rollen?
  Bør den ansatte svare på x telefonsamtaler per time og løse x problemer i førstelinjen?
• Hvilke ansvarsområder ligger i stillingen?
  Stillingsprofilen må definere omfanget av ansvar, mandat og medansvar.
  
  

 3. Hva er avgjørende, og hva er ønskelige kvalifikasjoner for stillingen?

Vær realistisk når du definerer kandidatens kvalifikasjoner og kompetansekrav.

• Utdanning - Er det avgjørende å ha en utdannelse?
• Erfaring - Kan være viktig hvis du er alene i rollen din og må takle mange oppgaver fra dag 1.
• Ferdigheter - Hvilke ferdigheter er nødvendig for å utføre jobben?
• Personlige egenskaper - Hjelper det for eksempel å ha analytisk evne, selvstendighet eller nøyaktighet for å lykkes?
• Sertifikat/lisenser - B førerkort, truckførerbevis, sikkerhetsklarering osv.
• Språk - Er det noen språklige forutsetninger å ta hensyn til?
• IT - Er gode datakunnskaper relevante eller er kunnskap om et bestemt program/system et krav?

Hvor lang har listen med krav blitt? Finnes denne kandidaten i det hele tatt? Hvis listen over krav er lang, vil vi gjerne utfordre deg til å veie inn learnability - viljen og evnen til å lære nye ting. Hva må kandidaten kunne og hva kan de lære underveis? Legger bedriften til rette for læring? I et marked der det er mangel på drømmekandidater, er learnability definitivt et viktig parameter å vurdere.

Hva vil drømmekandidaten ha i lønn? Er kravene dine i tråd med lønnen du vil gi? Husk at du også kan forhandle med pensjon, helseforsikring, fleksibel arbeidstid, ferier, bonuser, firmabil, kurs, sertifisering osv.
Når du har opprettet listen med krav, er ditt neste trinn å skrive stillingsannonsen og formulere spørsmål du bør stille kandidaten underveis.

4. Hvilken utvelgelsesmetode og evt. testmetoder er egnet for stillingen?

Det er mange selekteringsmetoder og verktøy man kan ty til i en rekrutteringsprosess. Din konkrete stillingsprofil avgjør hvilke du bør bruke. Her er noen eksempler på hva du kan benytte deg av:

• Intervju – Første, andre og finaleintervju? Skal det være digitalt eller fysisk?
• Personlighetsanalyser – Få en indikasjon på kandidatens motivasjon og adferd
• Case – Belys en kandidats kunnskap og evner gjennom en arbeidsrelatert oppgave
• Evnetest – Få en indikasjon på kandidatens forutsetninger til å utføre jobben

Vil du ha hjelp til å formulere din stillingsprofil eller hjelp til rekrutteringen så ta kontakt med oss, vi hjelper deg gjerne!