Vår oppdragsgiver er en av landets største og viktigste kulturinstitusjoner, og en av de fremste kildene til kunnskap om norske forhold. De trenger nå å styrke teamet sitt med en fagansvarlig arkivar/ dokumentforvalter - helst rask oppstart!
Dette er en spennende arbeidsplass hvor du vil få mulighet til å være med å styrke og utvikle fagområdet i samarbeid med teamet. Arkiv er organisert i Personalavdelingen med til sammen åtte medarbeidere og tre av disse har arkiv som arbeidsområde.
Stillingen rapporterer til Personalsjef. IT-systemer som benyttes i stillingen er Elements som sak- og arkivsystem, og Microsoft 365 som felles delingsplattform.
Vi ser etter deg som er en positiv og fleksibel person - du er opptatt av digitalisering, brenner for dokumentasjonsforvaltning og ser viktigheten av å ta vare på arkiv for ettertiden.
Du har gode samarbeidsevner, men evner også å arbeide selvstendig. Videre trenger vi en kollega med stor arbeidskapasitet og motivasjon for å levere gode resultater sammen med andre, og som ellers er faglig engasjert og bidrar til et godt arbeidsmiljø.
Dine arbeidsoppgaver vil i hovedsak være:
- daglig registrering av post fra alle kanaler
- internkontroll
- gjenfinning av dokumenter
- kontroll og publisering av offentlig journal og behandling av innsynsbegjæringer
- bidra med innspill til rådgivning, veiledning og opplæring
- sikre gode rutiner og arbeidsprosesser i daglig arkivarbeid
- brukerstøtte og veiledning i organisasjonen, som utvikling av arbeidsrutiner og arbeidsflyter hos de forskjellige avdelingene etter deres behov
- videreutvikling og vedlikehold av arkivplan (prosedyre for saksbehandling i alle ledd)
- utvikling og vedlikehold av bevarings- og kassasjonsplan, og arkivnøkkel
- vedlikehold av integrasjoner mellom Elements og tredjepart
- testing ved oppgraderinger av arkivsystemet og ved endringer som påvirker daglig drift
- vedlikehold og opprettelse av maler
- faglig utvikling av arkiv sammen med kolleger
- systemforvalteransvar; herunder administrere brukere, brukertilganger, administrativ inndeling, tilgangskoder
Ønskede kvalifikasjoner:
- bachelor i arkivvitenskap eller annen tilsvarende arkivfaglig utdanning
- minimum tre års erfaring i bruk av elektronisk arkivsystem
- erfaring i å utarbeide arkivplan, bevarings- og kassasjonsplan, arkivnøkkel
- erfaring i vedlikehold og opprettelse av maler
- god IT-kompetanse og gjerne erfaring med digitale prosesser
- erfaring fra arkivtjeneste innen offentlig forvaltning og god praksis innenfor fagområdet
- erfaring fra MS 365
- meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk
Noe reisevirksomhet må påregnes.
Oppdragsgiver tilbyr:
- variert jobb med selvstendige oppgaver
- godt fagmiljø og gode kolleger
- fast stilling
- fleksibel arbeidstid – sommer- og vintertid
- sentral beliggenhet
- mulighet for trening i arbeidstiden
- medlemskap i Statens Pensjonskasse
Dersom dette er en stilling som kan passe for deg, er det fint om du registrerer deg via annonsen så snart som mulig.
Velkommen som søker!
