Vår oppdragsgiver er en av landets største og viktigste kulturinstitusjoner, og en av de fremste kildene til kunnskap om norske forhold. De trenger nå å styrke teamet sitt med en fagansvarlig arkivar/ dokumentforvalter - helst rask oppstart!
Dette er en spennende arbeidsplass hvor du vil få mulighet til å være med å styrke og utvikle fagområdet i samarbeid med teamet. Arkiv er organisert i Personalavdelingen med til sammen åtte medarbeidere og tre av disse har arkiv som arbeidsområde.
Stillingen rapporterer til Personalsjef. IT-systemer som benyttes i stillingen er Elements som sak- og arkivsystem, og Microsoft 365 som felles delingsplattform.
Vi ser etter deg som er en positiv og fleksibel person - du er opptatt av digitalisering, brenner for dokumentasjonsforvaltning og ser viktigheten av å ta vare på arkiv for ettertiden.
Du har gode samarbeidsevner, men evner også å arbeide selvstendig. Videre trenger vi en kollega med stor arbeidskapasitet og motivasjon for å levere gode resultater sammen med andre, og som ellers er faglig engasjert og bidrar til et godt arbeidsmiljø.
Dine arbeidsoppgaver vil i hovedsak være:
- daglig registrering av post fra alle kanaler
- internkontroll
- gjenfinning av dokumenter
- kontroll og publisering av offentlig journal og behandling av innsynsbegjæringer
- bidra med innspill til rådgivning, veiledning og opplæring
- sikre gode rutiner og arbeidsprosesser i daglig arkivarbeid
- brukerstøtte og veiledning i organisasjonen, som utvikling av arbeidsrutiner og arbeidsflyter hos de forskjellige avdelingene etter deres behov
- videreutvikling og vedlikehold av arkivplan (prosedyre for saksbehandling i alle ledd)
- utvikling og vedlikehold av bevarings- og kassasjonsplan, og arkivnøkkel
- vedlikehold av integrasjoner mellom Elements og tredjepart
- testing ved oppgraderinger av arkivsystemet og ved endringer som påvirker daglig drift
- vedlikehold og opprettelse av maler
- faglig utvikling av arkiv sammen med kolleger
- systemforvalteransvar; herunder administrere brukere, brukertilganger, administrativ inndeling, tilgangskoder
Ønskede kvalifikasjoner:
- bachelor i arkivvitenskap eller annen tilsvarende arkivfaglig utdanning
- minimum tre års erfaring i bruk av elektronisk arkivsystem
- erfaring i å utarbeide arkivplan, bevarings- og kassasjonsplan, arkivnøkkel
- erfaring i vedlikehold og opprettelse av maler
- god IT-kompetanse og gjerne erfaring med digitale prosesser
- erfaring fra arkivtjeneste innen offentlig forvaltning og god praksis innenfor fagområdet
- erfaring fra MS 365
- meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk
Noe reisevirksomhet må påregnes.
Oppdragsgiver tilbyr:
- variert jobb med selvstendige oppgaver
- godt fagmiljø og gode kolleger
- fast stilling
- fleksibel arbeidstid – sommer- og vintertid
- sentral beliggenhet
- mulighet for trening i arbeidstiden
- medlemskap i Statens Pensjonskasse
Dersom dette er en stilling som kan passe for deg, er det fint om du registrerer deg via annonsen så snart som mulig.
(pga ferieavvikling vil vi være mindre tilgjengelige frem til nyttår)
Velkommen som søker!
