Er du en serviceinnstilt og strukturert person som trives med varierte oppgaver? Vi søker en Kontor- og pasientkoordinator til en 60% stilling hos vår kunde – en godt etablert og veldrevet klinikk med fire fysioterapeuter.
I denne rollen får du en sentral funksjon i den daglige driften av klinikken og sikrer at administrative oppgaver, pasienthåndtering og kontorlogistikk gjennomføres effektivt og profesjonelt. Stillingen innebærer både praktiske og administrative oppgaver for å skape en god pasientopplevelse og en smidig drift av klinikken.
Arbeidsoppgaver
Generelt kontorarbeid:
- Håndtere ut- og inngående post og e-post
- Besvare henvendelser per telefon
- Varebestilling og -mottak etter behov
- Utgående fakturering
- Godkjenne inngående fakturaer
- Innsending av bilag til regnskapsfører, månedlig
Pasienthåndtering og logistikk:
- Oppfølging av ventelister i samarbeid med fysioterapeutene
- Ansvar for å sikre en ryddig, effektiv og pasientvennlig hverdag for både ansatte og besøkende
- Bestille og holde oversikt over medisinsk forbruksmateriell i samarbeid med ansvarlige terapeuter
- Kommunikasjon og korrespondanse med Helseforetak etter behov
- Håndtere timebøker for fysioterapeutene, inkl. avbestilling, endring og ny time
- Følge opp nye fysioterapeuter før oppstart og sikre at de har nødvendig informasjon og utstyr
Daglig drift og trivsel:
- Du blir klinikkens ansikt utad og møter pasienter og besøkende med et smil
- Sørge for at spiserommet og publikumsarealene er ryddige og innbydende
- Være kontaktperson mot eiendomsforvalter
Kvalifikasjoner og egenskaper:
- Du har erfaring fra administrativt arbeid, gjerne innen helse- og omsorgssektoren
- Du er strukturert og effektiv med evne til å håndtere varierte oppgaver
- Du har gode IT-kunnskaper og erfaring med administrative systemer som Visma og PatientSky
- Du er serviceinnstilt og imøtekommende overfor pasienter og kollegaer
- Du er initiativrik og selvstendig, med evne til å se og løse utfordringer
- Du er fleksibel og samarbeidsvillig
Arbeidstid:
3 dager i uken, kl. 07.30–15.30 eller 08.00–16.00.
Er du en person med omsorg, empati og integritet? Har du livserfaring og evnen til å snakke med mennesker i alle livets faser, enten det er over telefonen eller i klinikkens lokaler?
Da kan dette være stillingen for deg! Vi gleder oss til å høre fra deg!
