Slik bruker du referanser

Referansesjekk er en viktig del av rekrutteringsprosessen. Når referanser brukes bevisst og målrettet, gir de innsikt som bekrefter helhetsvurderingen og reduserer risikoen for feilansettelser. Men hvilke referansepersoner skal du be om, og hvordan kan du få best mulig utbytte av samtalen?

Beate Sellevoll, rekrutteringsansvarlig i avdeling Oslo, har jobbet i Temp-Team siden 2006, og har lang erfaring med å snakke med referanser. Her er noen av hennes tips til deg som skal gjennomføre en referansesjekk.

Hvordan velge riktige referanser

Be om referansepersoner som har hatt tett og relevant samarbeid med kandidaten, og som kan gi konkrete eksempler på atferd, prestasjoner og utvikling. Ideelt sett en leder, fagansvarlig eller prosjektleder som har observert kandidaten over tid. For enkelte roller kan også kolleger, kunder eller samarbeidspartnere være relevante, spesielt hvis rollen innebærer mye samhandling eller selvstendig arbeid.

Kandidaten bør oppgi minimum to relevante referanser, det gir tilstrekkelig med bredde til å se mønstre. For senior- eller lederroller kan flere være aktuelt.

Når kandidaten har få eller lite varierte referanser

Ikke alle kandidater har mange referanser eller stor variasjon i hvem de kan oppgi. Det kan skyldes korte ansettelsesforhold, midlertidige stillinger eller organisatoriske endringer.

I slike tilfeller er det viktig å sette søkelys på relevansen av referansene som foreligger, og gjøre en grundigere helhetsvurdering før beslutning tas.

Nyutdannede eller unge uten særlig jobberfaring kan for eksempel bes om å oppgi lærere eller forelesere, veileder fra studieprosjekt eller en medstudent de har samarbeidet med.

Tilpass referansesjekken til rollen

Hvilke referanser som gir mest verdi, vil variere fra rolle til rolle. Det å tilpasse spørsmålene til hva som er kritisk for suksess i rollen er essensielt.

Felles for alle er at referansepersonene bør speile kravene i stillingen, og at de som kontaktes faktisk har sett hvordan kandidaten har bidratt til samarbeid, arbeidsflyt og resultater i organisasjonen.

Har du fått et riktig bilde av kandidaten?

Informasjonen du får gjennom referansene kan bekrefte om ditt inntrykk av kandidaten samsvarer med erfaringen tidligere kollegaer har av personen.

Sprikende tilbakemeldinger kan være svært verdifulle. Spesielt viktig blir det å se etter mønstre, kontekst og rolleforståelse, og vurdere om ulikhetene kan skyldes forskjellige forventninger eller arbeidsmiljø. 

«Ofte følger jeg opp med kandidaten for å få deres refleksjon rundt dette.»

Spørsmål som gir verdi – og hvilke du bør unngå

For å få mest mulig ut av samtalene bør du på forhånd ha forberedt spørsmål knyttet til det du trenger mer informasjon eller avklaring på.

Spørsmålet Beate alltid stiller, uavhengig av rolle, er:

"Ville du ansatt kandidaten igjen i en tenkt situasjon? Hvorfor /hvorfor ikke?"

Ledende ja/nei spørsmål er lite hensiktsmessig, spesielt når de ikke gir innsikt. Referansesjekken bør ikke brukes som en bekreftelse på et valg som allerede er tatt, men som et reelt grunnlag for vurdering.

Spørsmål som er irrelevante, diskriminerende eller private bør heller ikke være en del av arsenalet. For eksempel helse, familieforhold, religion, politisk ståsted, eller andre forhold som ikke er jobbrelaterte.

Last ned vår mal for referansespørsmål her

«Bakdørreferanser» - en gråsone

Åpen dialog bidrar til en bedre kandidatopplevelse og en mer etisk forsvarlig rekrutteringsprosess. Selv om det kan være fristende å innhente informasjon fra personer kandidaten ikke selv har oppgitt, bør det unngås. Kandidaten kan for eksempel ha gode grunner til ikke å involvere nåværende arbeidsgiver i prosessen.

Vær heller tydelig på hvilke referanser du ønsker å snakke med og hvorfor. Dersom kandidaten ikke ønsker at du kontakter bestemte personer, bør vedkommende få anledning til å forklare dette.