Klar for årets travleste uker? 5 tips til hvordan bedriften din kan forberede deg

Black Friday og desemberrushet står for døren. For mange bedrifter betyr det mer aktivitet og behov for ekstra bemanning – ofte på kort varsel. Er dere godt nok forberedt? Her får du fem gode råd til hvordan dere kan håndtere årets travleste uker.

De kommende ukene er blant årets mest hektiske for mange bedrifter. Black Friday, julebordsesong og den generelle innspurten før jul betyr høyere tempo og aktivitet i butikker, på lager, innen logistikk og i kundeservice.

Det stiller ekstra krav til både planlegging, bemanning og medarbeidere. Når vi i tillegg går inn i en periode med økt risiko for sykefravær, kan det gjøre bemanningssituasjonen enda mer krevende.

Heldigvis kan gode forberedelser gjøre en stor forskjell.

1. Bruk tidligere erfaringer til å planlegge bedre

Hvordan gikk det i fjor? Var det bestemte dager dere hadde ekstra mye å gjøre, eller oppgaver som krevde mer enn forventet?

Ved å se på tidligere års salgstall, ordrevolum og arbeidsmengde kan dere få en indikasjon på hva dere bør forberede dere på i år.

Still dere blant annet disse spørsmålene:

• Hvilke dager og tidspunkter hadde vi størst pågang?

• Hvor oppsto det flaskehalser i arbeidsprosessene?

• Hvilke utfordringer møtte vi underveis?

• Hva fungerte godt som vi kan gjenta i år?

Se spesielt på hvor arbeidet stoppet opp. Kanskje ble ordrene behandlet raskt, mens pakking og utsendelse ikke klarte å holde tritt? Ved å identifisere flaskehalsene er det enklere å se hva som bør forbedres før høysesongen.

Bruk erfaringene til å lage en realistisk plan for ukene som kommer.

2. Sørg for at bemanningen matcher behovet

Selv den beste planen kommer til kort hvis dere ikke har nok medarbeidere til å utføre oppgavene.

Black Friday og julehandelen kan kreve ekstra bemanning til blant annet lager, plukk og pakk, varepåfylling, ordrebehandling, utsendelse og kundeservice.

Derfor er det lurt å starte på bemanningsplanen i god tid. Har dere nok medarbeidere til å dekke de travleste periodene? Og har dere riktig kompetanse tilgjengelig?

Hvis behovet er midlertidig, kan innleie av vikarer være en fleksibel løsning for å tilpasse bemanningen til arbeidsmengden.

3. Gjør medarbeiderne klare for en travel periode

Når det er hektisk på jobb blir det enda viktigere at alle vet hva de skal gjøre, og hvem som kan svare på spørsmål.

Tydelige arbeidsoppgaver, klare forventninger og en god introduksjon til arbeidsplassens rutiner bidrar til bedre arbeidsflyt.

Husk også at ekstrahjelper trenger opplæring. Når det er travelt, kan det være smart å skille mellom oppgaver som nye medarbeidere kan få rask innføring i, og oppgaver som krever mer erfaring. Da kan nye medarbeidere bidra mer effektivt, og de mer erfarne kan konsentrere seg om oppgaver som krever deres kompetanse.

Vurder også om noen ansatte bør læres opp i flere funksjoner, slik at dere enklere kan flytte ressurser dit behovet er størst.

4. Ta vare på medarbeiderne når tempoet øker

Travle perioder kan være gøy, men de legger også mer press på de ansatte. Når ordrene strømmer inn og kundene krever rask service, er det viktig å ikke glemme trivselen hos de ansatte.

Sørg for en realistisk fordeling av arbeidsoppgaver og rom for nødvendige pauser. Det kan også være lurt å avklare hvordan oppgaver skal prioriteres hvis det blir ekstra hektisk.

Vær også oppmerksom på om det er de samme medarbeiderne som stadig tar ekstravakter eller de mest krevende oppgavene. En jevnere fordeling av arbeidsbelastningen kan bidra til å forebygge overbelastning gjennom en lengre periode med høyt tempo.

En god bemanningsplan skal få jobben gjort, men også skape gode rammer for de som skal utføre den.

5. Ha en plan B for sykefravær og uforutsette bemanningsbehov

Selv med grundig planlegging kan det oppstå uforutsette utfordringer.

Vinteren er høysesong for influensa og smittsomme virus, noe det kan være lurt å ta høyde for. I tillegg kan en levering bli forsinket, eller etterspørselen kan bli langt større enn forventet. Når bemanningen allerede er presset, kan selv noen få fravær gjøre det vanskelig å opprettholde normal drift.

Derfor er det en fordel å ha tenkt gjennom ulike scenarioer på forhånd.

Hvem kan stille opp på kort varsel? Hvilke oppgaver er viktigst å prioritere? Og hvem har ansvaret for å ta raske beslutninger?

Et godt råd er å avklare mulighetene hos et bemanningsbyrå før behovet blir akutt. Hvis dere på forhånd vet hvilke oppgaver midlertidige medarbeidere kan utføre, hvilken kompetanse som kreves, og hvem dere skal kontakte, blir det enklere å reagere raskt.

En god plan B gjør det lettere å håndtere uventede endringer og kan begrense konsekvensene for både medarbeidere og kunder.

Sjekkliste: Er dere klare for årets travleste uker?

Før høysesongen setter inn for fullt, kan det være lurt å sjekke at dere har kontroll på det viktigste:

• Vi har gått gjennom tidligere års travleste perioder og identifisert eventuelle flaskehalser.

• Vi har vurdert behovet for ekstra medarbeidere og nødvendig kompetanse.

• Vi har en plan for opplæring og introduksjon av nye medarbeidere og vikarer.

• Vi har lagt til rette for en god arbeidsfordeling og medarbeidernes trivsel.

• Vi har en plan for sykefravær, uforutsette hendelser og akutte bemanningsbehov.

• Vi har planlagt bemanningen for hele den travle perioden, også etter jul.