Neste gang du ansetter skal du ikke overlate noe til tilfeldighetene! Å gjøre et solid forarbeid sparer deg for tid og energi og fremfor alt øker det mulighetene dine til å finne den rette medarbeideren. Kravspesifikasjonen setter rammene og veileder deg gjennom prosessen fra start til slutt. Her er våre beste tips for hva en god kravspesifikasjon inneholder - styringsdokumentet for en effektiv og vellykket rekrutteringsprosess.

Så gøy at du er i ferd med å finne din nye kollega! Skal du erstatte noen som sa opp, håndtere flere bestillinger eller mangler du ny og viktig kompetanse? Uansett årsak bør du tenke på om du skal rekruttere til en eksisterende rolle eller opprette en ny. Før du begynner å definere kravspesifikasjonen, er det viktig å gjøre behovsanalysen for dine faktiske rekrutteringsbehov:

• Bør en nåværende ansatt overta oppgaver og fritas for andre?
• Hvordan ser behovet for kompetanse ut i dag, om seks måneder og et par år fremover?
• Er det satt mål i selskapet som kan møtes med en ny rolle?
• Er det noe i jobben som må endres eller ikke har fungert?

Hva er en kravspesifikasjon? Og hvorfor er det så viktig?

En kravspesifikasjon, også kalt jobbanalyse eller profilanalyse, angir struktur, rammeverk og preferanser for din fremtidige rekruttering. Uten en veldefinert kravspesifikasjon risikerer du å vektlegge feil ferdigheter, kaste bort verdifull tid og velge feil kandidat. 

Kopierer du vanligvis en gammel kravspesifikasjon? Vi er i en tid hvor utviklingen går raskt og mye kan ha endret seg siden forrige ansettelse. Med en ny gjennomgang øker sjansene for å matche med riktig kandidat.

Kravspesifikasjonens viktige byggesteiner

Kravspesifikasjonen skal være støtte og referansepunkt gjennom rekrutteringsprosessen. Den definerer hvem du leter etter, hvem som skal delta og gangen i prosessen.

1. Hvem skal delta i prosessen?

Å involvere de riktige personene fra starten er viktig for å finne den rette profilen og spare tid underveis. Her er tre roller vi tror kan være passende å involvere:

• Rekrutteringsansvarlig - den som skal ansette og ha personalansvaret for personen
• Nøkkelpersoner - de som har kjennskap til arbeidsoppgavene og forståelse for hva som kreves
• En HR-medarbeider - med kunnskap om relevante tester og analyser i forbindelse med rekruttering. Denne personens viktigste oppgave er å oversette virksomhetens krav og behov til en konkret jobb- og profilbeskrivelse.

Det er også her du vil bestemme om du vil håndtere prosessen internt eller få ekstern hjelp fra et rekrutteringsbyrå. Vet du allerede at det er vanskelig å finne de riktige kandidatene? Da kan du overveie om du vil ha hjelp fra et rekrutteringsbyrå for å finne og kontakte relevante kandidater.

2. Hva er formålet og innholdet i jobben?

En god forståelse av jobben er en viktig hjørnestein for en vellykket rekruttering - så ta deg tid til å avklare jobbens formål og innhold. Her kan du vurdere å bruke følgende spørsmål:

• Hva er formålet med jobben? Og hvorfor er denne rollen viktig for virksomheten?
  Eksempel: En ny kundeservicemedarbeider vil svare på kundenes spørsmål slik at de får den beste servicen og vi løser problemene deres.
  
  
• Hvilke oppgaver bør kandidaten løse?
  Definer de viktigste oppgavene for å vite hvor hovedtyngden av arbeidet er.
  
  
• Hvilke mål/prestasjonskrav bør ligge på kandidaten?
  Bør kundeservicemedarbeider ha x telefonsamtaler per time og løse x problemer i førstelinjen?
  
  
• Hvilke ansvarsområder ligger i stillingen?
  Kravspesifikasjonen må definere omfanget av ansvar, mandat og medansvar.

 3. Hva er avgjørende, og hva er ønskelige kvalifikasjoner for stillingen?

Vær realistisk når du definerer kandidatens kvalifikasjoner og kompetansekrav.

• Utdanning - Er det avgjørende å ha en utdannelse?
• Erfaring - Viktig hvis du er alene i rollen din og må takle mange oppgaver fra dag 1.
• Ferdigheter - Hvilke ferdigheter er avgjørende for å utføre jobben?
• Personlige egenskaper - Hjelper det for eksempel å ha analytisk evne, selvstendighet eller nøyaktighet for å lykkes?
• Sertifikat/lisenser - B førerkort, truckførerbevis, sikkerhetsklarering osv.
• Språk - Hvilke språklige forutsetninger er nødvendige?
• IT - Er gode datakunnskaper relevante eller er kunnskap om et bestemt program/system et krav?

Hvor lang har listen med krav blitt? Finnes denne kandidaten i det hele tatt? Hvis listen over krav er lang, vil vi gjerne utfordre deg til å veie inn learnability - viljen og evnen til å lære nye ting. Hva må kandidaten ha med seg og hva kan de lære underveis? Og hvordan legger bedriften til rette for læring? I et marked der det er mangel på drømmekandidater, er learnability definitivt et viktig parameter å vurdere.

Hva vil drømmekandidaten ha i lønn? Er kravene dine i tråd med lønnen du vil gi? Husk at du også kan forhandle med pensjon, helseforsikring, fleksibel arbeidstid, ferier, bonuser, firmabil, kurs, sertifisering osv.

Når du har opprettet listen med krav, er ditt neste trinn å skrive stillingsannonsen og formulere spørsmål du bør stille kandidaten underveis.

Her kan du lese om hvordan du skriver stillingsannonsen drømmekandidaten din vil lese

4. Hvilken utvelgelsesmetode og evt. testmetoder er egnet for stillingen?

Det er mange utvelgelsesmetoder og verktøy man kan ty til i en rekrutteringsprosess. Din konkrete kravspesifikasjon avgjør hvilke du bør bruke. Her er noen eksempler på hva du kan benytte deg av:

• Intervju – Første, andre og finaleintervju? Skal det være digitalt eller fysisk?
• Personlighetsanalyser – Få en indikasjon på kandidatens motivasjon og adferd
• Case – Belys en kandidats kunnskap og evner gjennom en arbeidsrelatert oppgave
• Evnetest – Få en indikasjon på kandidatens forutsetninger til å utføre jobben

Vil du ha hjelp til å formulere din kravspesifikasjon eller hjelp til rekrutteringen så ta kontakt med oss, vi hjelper deg gjerne!